03. Rapport sur la visite aux Archives Nationales (30/11/09)

Le rapport suivant portera sur la visite qui a eu lieu le lundi 23 novembre 2009, aux Archives nationales du Québec à Chicoutimi. Les premiers paragraphes auront pour but d’expliquer les dates marquantes de cette institution, de décrire l’organisation, la localisation et la clientèle par rapport aux documents présents en mettant aussi le point sur le développement technologique avant de tenter une conclusion qui inclut également mon opinion personnelle.

Les Archives nationales de la province de Québec ont été créées en 1920. Elles avaient au début uniquement le but de conserver et mettre en valeur des documents gouvernementaux. En 1960, les Archives nationales sont passées dans le champ du ministère des affaires culturelles, qui s’appelait dès 1961 le ministère de la Culture, des Communications et de la Condition féminine du Québec sous la direction de Georges-Émile Lapalme. En 1975, la régionalisation des gouvernements s’est enchaînée et plusieurs déménagements administratifs avaient lieu. On décidait alors d’installer des Archives nationales ailleurs que dans la ville de Québec, par exemple à Montréal en 1975, à Sept-Îles en 1981 et finalement au Saguenay en 1998. En 1983, la Loi sur les Archives était adaptée par le gouvernement, qui contenait des éléments obligatoires sur la gestion et la conservation des documents pour toutes les organisations au Québec, aussi les organisations décentralisées, qui avaient un lien avec l’éducation, la santé ou les municipalités. À partir de 1985, les calendriers de conservation soutenaient cette loi en catégorisant des documents en trois phases, soit le statut actif, le statut semi-actif et le statut inactif. En 2006, la Bibliothèque nationale du Québec et les Archives nationales du Québec ont fusionné pour devenir Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ).

Si l’on observe la clientèle dans les Archives nationales du Québec à Chicoutimi, on observe qu’elle composée de 65% de généalogistes et de 35% de scientifiques et étudiants ou de quelques personnes qui font des recherches personnelles. On observe par contre une énorme perte de clientèle à cause du développement de l’internet depuis plus qu’une dizaine d’années et doit donc trouver de nouveaux moyens pour attirer les gens.

Il y a trois partenaires principaux de la Société historique du Saguenay et de la BAnQ dans la région qui sont en lien avec les Archives nationales du Québec à Chicoutimi. Il s’agit ici de la maison des bâtisseurs à Alma, du CLD Domaine-du-Roy du Lac-Saint-Jean à Roberval et la Société d’histoire et de généalogie Maria-Chapdelaine à Dolbeau-Mistassini. Au total, il y a 34 organismes agréés de la BAnQ au Québec. Les partenariats du BAnQ sont d’ailleurs l’Institut Nazareth et Louis-Braille, La Magnétothèque et BAnQ, ainsi que le Ministère de l’Immigration et des Communautés culturelles et la Ville de Montréal.

Par la suite, il y a plusieurs lois qui ont eu une influence majeure sur la conservation des documents au Québec, soit la Loi sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels qui est une loi provinciale, ensuite la Loi sur les droits d’auteur qui est une loi fédérale et finalement la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information qui est une autre loi provinciale qui a transformé les lois antérieures.

Un autre élément important pour les Archives nationales du Québec est le développement technologique qui a pour but de conserver les documents. Au début, il n’y avait que des manuscrits orignaux ou des copies écrites, quand les photos en noir et blanc sont devenues un élément important à partir de la deuxième moitié du dix-neuvième siècle. Par la suite, les technologies ont progressé très vite, les plaques photographiques ont vu le jour, par la suite les microfiches, le polaroid ou encore les feuilles polarisante, les disquettes, les disques compacts, les photos numériques, les disques durs et DVD et les nouvelles nanotechnologies qui ont la conservation et numérisation des documents comme tâches principales. Par contre, certaines technologies se sont montrées beaucoup moins efficaces que les autres comme le polaroid ou les disquettes, mais aussi les disques compacts qui n’ont une durée qu’autour d’une dizaine d’années. C’est pour cette raison que les Archives nationales doivent toujours suivre les développements scientifiques et technologiques modernes  et vivent en adaptation constante. Les coûts pour les appareils nécessaires à lire ou transformer les documents sont d’ailleurs souvent très élevés. On observe des fois aussi une certaine perte de qualité, car les disquettes ou disques durs ne sont par exemple plus lisibles après une vingtaine d’années ou plusieurs copies. Le meilleur moyen est par contre le transfert numérique à numérique qui est durable sont perdre de qualité en comparaison avec les transferts analogues. À part d’une possible perte de qualité, un autre danger pour les archives est la moisissure et les champignons qui peuvent nuire surtout aux documents en papier. Les Archives nationales sont donc obligées de garder une certaine température et humidité dans leurs salles qui est déterminée par des scientifiques et qui doit être préservée en toutes circonstances. Pour certains documents fragiles ou très anciens, le personnel dans les Archives nationales doit utiliser des feuilles protectrices et des gants en caoutchouc ou en coton pour prendre adéquatement soin des plus de deux kilomètres d’archives présents à Chicoutimi. Pour localiser et classer adéquatement tous les documents concernés, il y a un numéro de rangé, un numéro d’article, un numéro de localisation et souvent un numéro de dossier et / ou un numéro d’entrée.

En conclusion, le travail effectué dans les Archives nationales est très diversifiée, car il ne doit pas seulement s’adapter aux nombreuses lois et aux nouvelles technologies qui ne cessent pas d’augmenter et de se diversifier, mais aussi prendre en considération l’intérêt des gens de la région et les buts du gouvernement municipal et surtout provincial. Les méthodes diversifiées qui tentent à conserver les documents étaient très remarquables et m’ont spécialement marqué le plus durant ma visite généralement très bien animée et intéressante. En ce qui concerne mes recherches personnelles par rapport à mon travail de session, j’ai été très bien accompagné par le personnel et j’ai bien aimé le travail aux archives qui m’a permis de me plonger dans un monde ancien bien intéressant.